La méthode GTD ou l’art de l’efficacité sans le stress de David Allen

Présentation du livre :

La méthode GTD (Getting Things Done) de David Allen a pour projet de vous amener à être plus efficace (= savoir évaluer vos priorités, prendre les bonnes décisions, lutter contre la procrastination, optimiser votre temps…) dans un état d'esprit serein, posé et détendu. 

Intérêt du livre :

–          L'auteur met habilement le doigt sur nos mauvaises habitudes, tout en proposant des astuces et une méthode globale extrêmement pertinente. Cela donne envie de s'y mettre !

Limites du livre :

N'étant pas naturellement portée à tout organiser dans les moindre détails, la lecture du livre a été pour moi assez laborieuse. J'espère que vous ne rencontrerez pas le même écueil avec mon résumé.

 

Chronique et résumé :

Selon David Allen, les sentiments d’anxiété et de culpabilité ne résulteraient pas d’un surcroît de travail, mais de notre incapacité à respecter les engagements que nous prenons envers nous-mêmes. Vous avez régulièrement le sentiment d’être surchargé de problèmes à résoudre et de tâches à accomplir, le plus souvent à l’improviste ou dans l’urgence ?

L’objectif des pratiques et modèles présentés dans ce livre est  de vous doter d’une méthode systématique pour vous libérer l’esprit et renforcer votre concentration.

Vous avez trop de choses à faire et pas assez de temps pour les faire ?

N’oubliez jamais qu’il est souvent plus facile de se laisser absorber par les urgences du moment que de gérer nos entrées, nos mails et nos affaires en suspens. Comment reprendre le contrôle de toutes ces situations qui semblent nous échapper ?

C’est au moyen de la méthode GTD (Getting Things Done) que David Allen nous propose de nous y atteler.

1-Trop de choses à faire et pas assez de temps

Partez de ce principe simple : lorsque vous avez une multitude de tâches urgentes à exécuter presque simultanément, si vous pouviez y consacrer votre vie entière, il est probable que vous n’auriez encore pas le temps nécessaire pour les faire aussi bien que vous le souhaiteriez.

Votre activité est complexe, demande d’effectuer des tâches rapidement, dans un contexte où vos priorités changent constamment ?

2-Libérez votre esprit

Toute question étrangère à la situation que vous vivez à un moment précis de votre vie est une « question non résolue » qui accapare votre attention.

Il est inutile de perdre son temps à penser plus d’une fois à ces questions qui sont étrangères à ce que vous faites sur l’instant. Cela génère du stress et de l’anxiété, en particulier lorsque l’on ne peut rien faire sur le moment pour faire évoluer la situation, ou que l’on a prévu de terminer au préalable une autre tâche importante.

La méthode GTD tient en trois principes simples qu’il vous faut toujours avoir à l’esprit :

N°1 : stockez vos engagement dans un système externe (et non dans votre tête).

N°2 : clarifiez vos engagements et décidez de ce qu’il faudrait que vous fassiez pour les tenir. Et transformez vos affaires en suspens en actions à accomplir.

N°3 : consignez et organisez les « rappels » des actions à exécuter dans un système accessible. Et adoptez une vision d’ensemble.

Exercice :

–          Notez par écrit une « affaire en suspens ».

–          Décrivez en une seule phrase comment vous voudriez que cette affaire soit conclue.

–          Décrivez la première action physique qui sera nécessaire pour faire avancer la situation.

Ce simple exercice vous donne-t-il envie de vous atteler dès maintenant à cette affaire en suspens ? C'est le pouvoir que recèle le fait de déterminer la "première action à accomplir".

3-Cinq étapes pour maîtriser le flux de travail

Pour atteindre cet objectif de l’efficacité sans le stress, David Allen vous propose de mettre en place un système qui suit cinq étapes immuables :

1)      Collecter les sujets qui retiennent votre attention

2)      Traiter leur contenu et déterminer l’action qu’ils exigent

3)      Organiser les actions concrètes à exécuter

4)      Revoir les actions et évaluer les options

5)      Agir en fonction des options choisies

 

I.La collecte

Documents, notes, mails, messages, tâches incomplètes…

Tout cela doit être traité (et non s’empiler sur votre bureau). Vous devez donc les rassembler dans votre « boîte d’entrée ».

Objectif : plus aucune affaire en suspens ne doit rester dans votre tête.

Principe : une seule boîte d’entrée (=une bannette sur votre bureau).

Un document (ou autre) ne tient pas physiquement dans votre « boîte d’entrée » ? Ecrivez de quoi il s’agit sur une feuille et mettez celle-ci dans votre boîte d’entrée.

Il vous faudra vraisemblablement beaucoup d’énergie psychique pour collecter et traiter des affaires laissées trop longtemps en suspens. Prévoyez la première fois un temps suffisant pour le faire.

Vous aurez besoin d’un espace physique qui vous servira de « centre de contrôle » : votre bureau par exemple.

Prenez l’habitude de repérer et de collecter tout ce qui n’est pas à sa place définitive.

Si vous avez évacué de votre esprit tous vos sujets de préoccupation personnels et professionnels, votre boîte d’entrée est très probablement pleine.

 

II.Le traitement

Attention : cette étape ne consiste pas à exécuter toutes les actions ou de lancer tous les projets que nécessitent les entrées. Vous devez simplement les identifier, déterminer à quoi elles correspondent et décider ce que vous allez en faire.

Première question à vous poser : De quoi s’agit-il ?

Aucune action nécessaire ?

–          jeter,

–          consigner (« un jour, peut-être »),

–          classer (document de référence).

Votre système de traitement doit être rapide, fonctionnel et agréable, sinon, vous serez réfractaire au processus dans son entier. En situation de travail, vous devez classer un document en moins de 60 secondes, sans quoi vous ne le classerez pas du tout et le laisserez sur votre bureau.

Une action est nécessaire : quelle est la première action à exécuter ?

–          Projets à étapes multiples : planification.

–          Cette action demande moins de deux minutes ? L’exécuter tout de suite.

Sinon :

–          La déléguer

–          La reporter : inscrire l’action dans un calendrier (si elle doit être effectuée à une date précise) ou dans une « liste de premières actions ».

Le traitement de vos entrées doit vous amener à faire plusieurs choses :

–          Jeter tout ce dont vous n’avez pas besoin

–          Exécuter les actions qui demandent moins de 2 minutes

–          Transférer à d’autres les actions que vous pouvez déléguer

–          Classer dans votre système les actions qui demandent plus de 2 minutes  (liste de premières actions, calendrier, listes de projets +planification, liste de rappels d’action en attente, liste « un jour, peut-être »)

–          Regrouper les engagements plus vastes qui découlent de vos entrées

Tant que vous n’aurez pas décidé de la première action à exécuter, vous continuerez à ruminer votre projet.

Et n’oubliez pas : vider votre boîte de réception électronique demande beaucoup plus d’énergie que de la garder pleine.

Comment « traiter vos emails » ?

–          Supprimez les messages inutiles

–          Classez ceux que vous voulez conserver

–          Répondez lorsque cela demande moins de 2 minutes

–          Déplacez dans un dossier et inscrire la première action dans la liste appropriée

 

III.L’organisation

Il est inutile de classer les éléments en fonction de vos priorités puisque celles-ci sont constamment amenées à changer.

Les listes ne constituent qu’un moyen d’avoir une vue d’ensemble des projets en cours pour pouvoir y accéder instantanément et prendre les bonnes décisions en fonction du contexte et de vos objectifs.

Inscrire dans un agenda :

–          Les actions à exécuter à une date précise

–          Les actions à exécuter à un jour précis

–          L’information dont il faut disposer un jour précis

–          RIEN D’AUTRE !

Votre agenda ou calendrier ne doit contenir que les actions impératives, sinon, il détourne votre attention des choses réellement importantes.

Abolissez les listes quotidiennes de choses à faire : on se retrouve le plus souvent à retranscrire une bonne partie des tâches sur la case du lendemain.

Inscrivez vos « choses à faire » dans des listes séparées pour en faciliter le traitement :

–          Appels à passer

–          A l’ordinateur

–          Courses

–          A faire au bureau

–          A la maison

–          Questions à aborder (avec untel, en réunion)

–          Lire/revoir

 

IV.L’examen

C’est une chose de noter sur votre calendrier que vous devez acheter du lait. C’en est une autre de vous en souvenir quand vous vous trouvez au magasin.

Lorsque vous avez une bonne vue d’ensemble de vos tâches et obligations, vous pouvez prendre des décisions éclairées en toutes circonstances.

La véritable clé pour garantir la fiabilité de votre système d’organisation : prendre le recul nécessaire pour l’actualiser.

Vous devez donc avoir à portée de main :

–          Une liste de projets actifs

–          Un calendrier

–          Une liste des premières actions

–          Une liste d’affaire en attente d’exécution

Le facteur clé de votre réussite : l’examen hebdomadaire.

Revoyez vos listes aussi souvent que nécessaire pour vous libérer l’esprit. Vous devez prendre du recul, et le meilleur moyen d’y parvenir est de vous tenir à un examen hebdomadaire de tous vos projets et actions en cours.

Vous allez apprendre à refuser plus d’engagements (et plus vite) pour vous maintenir à flot.

Il faut que vous puissiez dire : « j’ai parfaitement conscience de toutes les actions que je n’exécute pas pour l’instant, mais que je pourrais accomplir plus tard si je le décidais ».

Cet examen hebdomadaire relève du bon sens. Et pourtant, peu de gens l’effectuent avec le soin qui s’impose, c’est-à-dire avec la régularité nécessaire pour avoir l’esprit clair, rester détendu et se savoir maître de la situation.

 

V.L’action

Quelle action est à exécuter à ce moment précis ?

Tout dépend :

–          Du contexte (avez-vous besoin d’un ordinateur, de calme…)

–          Du temps dont vous disposez (avez-vous besoin de quelques minutes, de deux heures…)

–          De votre niveau d’énergie (avez-vous besoin d’être très concentré)

–          De la priorité

Comment évaluer ce qui est prioritaire ?

Au quotidien, vous devez exécuter trois types de tâches :

–          Les tâches prédéfinies (liste de premières actions)

–          Les tâches imprévues qui se présentent au fur et à mesure de la journée

–          La tâche qui consiste à définir votre travail (collecte des données, planification…)

Si vous avez une bonne vue d’ensemble de vos projets à court, moyen et long termes, vous serez en mesure de repérer l’action prioritaire.

Comment définir la vraie nature de son travail et donc évaluer ce qui est prioritaire ?

Six points de vue différents sont à adopter :

–          Plan de vie

–          Projection sur 3 ou 5 ans

–          Objectifs sur 1 ou 2 ans

–          Responsabilités courantes

–          Projets en cours

–          Actions en cours

Si vous envisagez des projets à plus long terme qu’un an, il serait bon de vous interroger sur ce que vous devez faire dès à présent pour gérer votre vie en fonction de ces projets.

 

4-Les étapes de la planification (naturelle) de projet

Dans cette partie, David Allen nous invite à adopter une méthode de planification de projet « naturelle ». Autrement dit, d’adopter un regard critique sur les méthodologies de projet habituellement utilisées en entreprise (Gantt…), qui ne se révèlent pas au bout du compte aussi performantes que celle que nous adoptons spontanément lorsque nous décidons par exemple d’aller au cinéma avec des amis :

1)Définir la raison et les principes

2)Se représenter les résultats

3)Faire du brainstorming

4)S’organiser

5)Déterminer les premières actions à exécuter

Exemple : planifier une sortie au restaurant

Pourquoi ?

Comment j’envisage la chose dans l’idéal ?

Quels sont les principes ou critères qui m’importent ?

Comment atteindre mon but (=brainstorming) ?

Comment procéder concrètement ?

Que faire en premier ?

Tentez maintenant de planifier un projet en cours en suivant les 5 étapes listées ci-dessus.

Quel est le degré de planification qui répond à vos besoins ?

Si un projet continue de vous préoccuper, il faut revenir à sa planification.

 

5-L’examen de la vision d’ensemble

Il arrivera un moment où vous devrez clarifier les aspirations, les objectifs à long terme, la vision et les principes qui sous-tendent vos décisions. Car l’objectif général de ce système, c’est de vous inviter implicitement à adopter un point de vue qui vous permettra d’enrichir votre vie et d’affirmer vos propres valeurs. 

 

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