S’organiser pour gagner en efficacité (le « bullet journal »)

Quels sont les grands principes qui permettent d'adopter une organisation efficace de son travail personnel ?

Voici mes conclusions après recherches, lectures, introspections, expérimentations et tests divers :

1) Amorcez la pompe

Notre cerveau continue d'associer les informations après une période de travail, sans intention consciente de notre part.

Par contre, pour que ce processus opère, il faut amorcer la pompe, autrement dit, identifier les objectifs que l'on souhaite atteindre.

Exemple : quand je n'ai pas du tout envie de m'atteler à un projet (par flemme, parce que je ne vois pas par où commencer, parce que j'imagine que je n'y arriverai jamais…), je ne fais que mettre à plat ce que j'aurais à faire si je décidais de m'y mettre.

Je dois rédiger le chapitre d'un livre ? Je prends une feuille blanche et je note quelle sont les questions auxquelles j'aimerais donner des réponses, les thèmes que j'aimerais aborder, les critères qui me donneraient le sentiment d'avoir écrit un chapitre pertinent. Et c'est tout.

Ensuite, je laisse infuser. Je vais courir, je fais du yoga, j'écoute de la musique, je regarde un film… De temps en temps, je reviens lire ce que j'ai écris. Je n'ai fait qu'amorcer la pompe. Le plus souvent, cela suffit pour me faire y revenir et compléter mes premières idées peu de temps après.  

2) Adoptez une vue d'ensemble

Si vous avez le sentiment de mal gérer vos priorités, c'est soit que vous procrastinez, soit que vous n'adoptez pas une vue d'ensemble de vos engagements avant de vous mettre au travail.

Comment procéder ? 

– Faites une liste de vos projets en cours. Exemple personnel : écrire le scénario d'une bande-dessinée, préparer une formation en présentiel pour des enseignants, réaliser un programme de formation en ligne pour les étudiants, lire plusieurs livres.

– Faites une liste de vos tâches du quotidien. Exemple personnel : déclaration à l'URSSAF, répondre à mes mails, prendre un RDV chez le médecin.

– Personnellement, je fais également une liste de courses sur laquelle j'ajoute un élément chaque fois que j'y pense (sinon j'oublie tout le temps quelque chose).

Chaque matin, je prends connaissance de mes listes, je regarde le planning de ma semaine (sur lequel ne figurent que mes RDV inamovibles) et du mois qui suit (pour répérer les échéances qui approchent) et je décide de l'organisation de ma journée en fonction des critères suivants : état physique (fatiguée, motivée, stressée, préoccupée…), urgences (en fonction des échéances à venir), environnement (si je dois conduire ma voiture au garage et rester deux heures sur place, je regarde quelles sont les tâches que je peux effectuer dans ce type d'environnement), temps disponible.

3) Procédez par couches

Lorsque nous appréhendons un contenu pour la première fois, notre cerveau a besoin de créer de nouvelles connexions pour l'apprivoiser. C'est un travail qui demande des efforts et des réactivations nombreuses pour que les nouvelles connaissances et compétences soient intégrées et consolidées dans notre mémoire.

Exemple : lorsque je ne comprends pas un sujet tout de suite, je consulte plusieurs sources d'informations pour entendre et/ou lire plusieurs fois les mêmes choses, exposées différemment. C'est ce que j'ai fait concernant la crise financière de 2008. Dans cet article, je présente tous les films que j'ai visionnnés pour m'approprier progressivement l'analyse des enjeux historiques et socio-économiques de la crise.

4) Procédez par étapes

Le plus grand des voyages commence par un premier pas.

Commencez par identifier quel serait le premier pas à effectuer pour atteindre votre objectif. Et découpez chaque projet en étapes intermédiaires qui vous semblent à votre portée. 

C'est la démarche prônée dans la méthode SMART et la technique pomodoro

5) Apprivoisez le "temps de suspension"

Serge BOIMARE, dans son livre intitulé Ces enfants empêchés de penser, parle du "temps de suspension" comme de ce temps où l'on ne sait pas encore. Il faut accepter de ne pas savoir, de chercher, de se poser des questions, de faire des erreurs, de les analyser et d'inventer de nouvelles réponses. 

Ce temps est difficile. Il nous confronte à nos doutes, à nos failles, à nos imperfections. Il nous confronte au fait que l'on ne sait pas tout, tout de suite. Il faut accepter de se remettre en question, de ne pas savoir, d'avoir besoin des autres.

C'est souvent ce "temps de suspension" qui est difficile à suporter pour beaucoup d'élèves en difficulté. Il s'agit alors d'apprivoiser ce que l'on ressent pour nous reconnecter avec nos sources d'envie et de désir de savoir, de comprendre et de donner du sens à notre environnement.

 

Tout ce préambule pour vous parler d'un nouvel outil que je viens de découvrir très récemment et qui s'intitule : le "bullet journal". 

Il s'agit d'un outil d'organisation qui me semble prendre en compte plusieurs des principes que je viens d'énoncer.

Le connaissez-vous ?

Je vous propose trois vidéos qui permettent de le découvrir :

1- La vidéo orginiale, très bien faite, très claire…mais en anglais (je pense que si vous la visionner sur Youtube, vous pourrez accéder aux sous-titres en français)

2- Une vidéo de présentation en français…sans parole…qui "montre" très bien la démarche

3- Une vidéo-témoignage en français par la comédienne Solange te parle (que j'aime beaucoup pour ma part, mais qui a un style qui ne plaît pas à tout le monde) : elle montre particulièrement bien l'usage concret du bullet journal.

 

2 thoughts on “S’organiser pour gagner en efficacité (le « bullet journal »)”

  1. Merci Hélène pour cette découverte du Bullet Journal. J'ai été vraiment très surprise et un peu interloquée en visionnant les 2 1ères vidéos : je ne voyais pas du tout l'intérêt par rapport aux post-it, aux listes, aux agendas que nous avons tous plus ou moins. Solange m'a éclairé ! Il s'agit en fait d'un mix entre le journal intime, les listes, les agendas…mais rien de plus ! Je suis un peu déçue. Solange nous dit bien qu'il s'agit de recentrer tout ce qui défile dans notre cerveau, toute la dispersion qui nous guette autour d'un objet qui "légitime" et qui "fait autorité. OK.
    Personnellement, cet outil ne répond pas du tout à mes difficultés d'organisation et me laisse perplexe :

    1) Je n'ai pas envie de mélanger mes contraintes professionnelles et ma vie privée (j'ai un agenda pour le boulot + des listes+ des post-it partout et, par ailleurs, un journal intime et un carnet où je note mes lectures perso). Le fait de mixer les deux n'a pas valeur de facilitation pour moi.

    2) En termes d'organiseur, je trouve que c'est juste une mise en scène de sa vie qui conduit à penser le temps en fonction de soi tout seul. Personnellement, je suis incapable d'organiser mon temps dans ma bulle ; cela me donnerait le sentiment de me fermer aux autres et de ne pas avoir la souplesse selon les sollicitations : enfants, collègues, amis, imprévus,… Après, mon problème (et celui de nous tous !) est d'arriver au juste équilibre entre la part de temps que nous avons la lattitude d'organiser et celle qui ne dépend pas (ou peu) de nous. Et là, bullet journal ou agenda, l'outil ne donne pas la réponse !

    3) Une question : Combien de temps passons-nous à organiser notre vie/notre temps plutôt que de le vivre ? Je trouve qu'il y a aujourd'hui une grosse demande d'aide à l''organisation du temps : le bullet journal, les organiseurs, les logiciels de gestion de projet et plannificateurs,… Toutes ces réponses sont dérivées des logiciels de gestion de projet (c'est évident pour le Bullet Journal) et je ne suis pas sûre que ce soient les bonnes.

    4) Ce que j'ai appris avec le Bullet Journal: que j'ai trop de choses à faire en 24h !

    Bon, je critique comme ça mais c'est pour susciter les réactions car sur ce sujet, je n'ai pas de solution satisfaisante à partager !

    Merci pour cette découverte Hélène,

    Anne

     

    1. Coucou Anne,

      Je te remercie infiniment d’exposer avec autant de précision toutes tes réflexions.

      Je te rejoins complètement : aucun outil d’organisation, aussi pertinent soit-il, ne donnera de réponse aux questions d’ordre existentiel. Elles sont pourtant déterminantes dans la plupart des cas. 

      En même temps, ta conclusion est géniale : le problème que tu as, c’est d’avoir trop de choses à faire (et d’avoir un très haut niveau d’exigence concernant la qualité que tu vises). Je ne vois pas d’autres issues que celles de baisser la qualité du rendu ou de diminuer le nombre d’engagements pris. Tu en vois d’autres ?

      Sinon, la tension et la pression sont importantes, parfois exponentielles…jusqu’au burn-out ou l’épuisement (physique et/ou psychologique). Non ?

      Il y a sûrement des choses à comprendre et entendre du côté du besoin que nous avons parfois à vouloir à tout prix, tout faire, parfaitement et quelles que soient les circonstances/obstacles/contraintes/difficultés. Il y a assurément un contexte social qui nous pousse à cela…et des enjeux personnels ou psychologiques qui nous empêchent de résister.

      Merci pour ton partage,

      hélène 

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